Design av offentlig forvaltning
Hvorfor vi tar byråkrater med på kunnskapssafari
Skrevet av:
October 3, 2022
Skrevet av:
October 3, 2022
De siste årene har offentlig forvaltning styrket arbeidet med å legge til rette for hvordan innbyggere opplever møter med tjenestene der de bor.
Samtidig ser vi store og sammensatte utfordringer som ikke direkte kan løses av en ny tjeneste eller ny teknologi. Særlig gjelder det når løsningene deles av to eller flere ansvarsområder.
I Halogen er vi ivrige tilhengere av bedre tjenester, men nye tjenester er ikke alltid nok for å møte behovene.
De fleste som har deltatt i å utvikle tverrsektorielle, menneskeorienterte tjenester med kompliserte investeringer over et langt perspektiv, som også skal være innenfor årets budsjettrammer, vet hvor komplisert og uoversiktlig det kan være å endre systemene.
For å få til gode løsninger trengs det en bredere samtale om organisering av offentlig sektor, og de viktige diskusjonene utfordrer både ledere, ansatte og brukere.
Halogen har ledet flere store designprosjekter i offentlig forvaltning de siste årene, og vi erfarer at forvaltningen viser stor vilje til å utforske nye måter å jobbe sammen på. Designprosessene som støtter beslutninger om hvordan tjenester oppleves, leveres og forvaltes har fått navnet forvaltningsdesign.
For Halogen innebærer forvaltningsdesign å støtte og utforske innovasjonsprosjekter i offentlig sektor, og vi utvikler metoder og deler erfaringer sammen med alt fra enkelte kommuner til store etater.
Erfaringene våre viser at vi finner gode løsninger når vi klarer å se på de ulike delene av forvaltningen som byggesteiner. Hver del har en viss grad av fleksibilitet, selv om rammene er gitt av føringer, reguleringer, lover og tankesett.
Når vi klarer å sette de rette delene sammen på en helhetlig måte, med brukerens behov i sentrum og innenfor de store rammene, så driver vi innovasjon i praksis.
Kjernen i arbeidet vårt er derfor å bidra til gode samtaler om hvordan virksomhetene kan organiseres for å møte innbyggernes behov.
I samtaler diskuterer vi oppgavene de forvalter og tjenestene det tilrettelegger for, og utforsker hvordan tjenestene kan møte innbyggernes behov eller nå politiske ambisjoner. Vi løfter spørsmål om hvem som samarbeider, hvordan ulike avdelinger samhandler på tvers av skillelinjer, og hvilke typer kunnskap de verdsetter som del av beslutningene de skal ta.
Ofte møter vi kompetente ansatte som har lang erfaring med å basere seg på klassiske utredninger: de stoler på arbeidsgrupper, statistikk, økonomiske analyser og tilhørende faktagrunnlag.
Den spennende utfordringen vår blir da å invitere dem til å også lytte til hva brukerne selv har å si, slik at innbyggernes stemmer også får en plass og en rolle i utviklingsarbeidet.
I ett av prosjektene valgte vi å løse utfordringen ved å invitere til det vi kalte en kunnskapssafari – et stort, åpent rom med ulike stasjoner der beslutningstakerne kunne sette seg ned for å lytte og lære. Vi hadde satt sammen et bredt spekter av utredninger, oversikt over kartlagte behov hos brukere, foredrag fra relevante fagfolk og noen veldig treffsikre karikaturer.
Det varierte kunnskapsgrunnlaget fikk deltakerne til å reflektere og lære mer om temaet fra flere perspektiver. Slik unngikk vi at de ulike typene kunnskap ble stilt opp mot hverandre som i en konkurranse, og i stedet støttet vi deltakerne til å se helheten og de menneskelige historiene i temaet.
Vi har særlig nytte av det systemiske blikket fra tjenestedesign, og erfarer også at de velkjente metodene for brukertesting og prototyping kommer til nytte, dog i en litt annen form.
Det særegne med forvaltningsdesign er at prosessene vi diskuterer er nokså abstrakte. Det er ofte en lang avstand mellom statlige organer og brukernes liv, og avstanden kan gjøre oss blinde på konsekvensene av endringer og tiltak. Derfor er det ekstra viktig at vi tester sammen med de det gjelder.
Men det er ikke rett frem å brukerteste grunnleggende systemiske endringer med lange tidsperspektiver. Derfor allierer vi oss med utvalgte kommuner som er pådrivere for innovative arbeidsmetoder. Sammen gjennomfører vi mentale tester av hvordan en eller flere tjenester kan se ut dersom vi endrer grunnprinsippene eller justerer systemene.
Gjennom bruk av visualisering, historiefortelling og utforming av tenkte tjenester kan vi oppleve hvordan fremtiden kan bli. Erfaringene lar oss diskutere valg rundt konkrete tjenester, men også reflektere rundt større endringer og utviklingen i forvaltningen. Resultatene er ofte både overraskende og inspirerende.
Selv om offentlig forvaltning er et stort og tungt maskineri, så skjer det viktige endringer over hele Norge. Vår erfaring tilsier at svarene ikke handler om å gjøre mer, men om å gjøre noe annerledes.
Vi jobber sammen med en rekke ulike virksomheter for å skape bedre tjenester for folk flest: Bærum kommune, Kulturdepartementet, Digitale Helgeland, og Oslo Universitetssykehus.
Et godt eksempel på systeminnovasjon er Kommunesektorens organisasjon (KS) sitt program Partnerskap for radikal innovasjon. Programmet støtter en rekke ulike utviklingsprosjekter på tvers av kommuner, fylker og virksomheter, og Halogen er en av bidragsyterne til innovasjonsarbeidet.
StimuLab-ordningen til Digitaliseringsdirektoratet og DOGA er et annet godt eksempel på hvordan vi kan løse store problemer gjennom nye samarbeid og designtenking. I prosjektene er vi med på å utvikle og utfordre både små og store systemer. Resultatet er diskusjoner om samarbeid og endringer i forvaltningen, slik at innbyggere og ansatte skal få det enda bedre der de bor.
En stor del av forvaltningsdesign handler om å diskutere hvordan de ulike systemene best kan samhandle for å nå et felles mål.
Vi har verktøyene og erfaringen som trengs for å skape endring. Er du klar for en prat?
