Offentlig forvaltning i brytningstid: Er verktøykassen din rigget for virkeligheten?

Vår kollega Paul Chaffey har over tid stilt ledere i byråkratiet et spørsmål: Er vi godt nok utstyrt for å løse de store og flokete problemene vi står overfor, eller forsøker vi å løse fremtidens utfordringer med gårsdagens metoder?

Gjennom innlegg for blant annet Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFØ) og Evalueringskonferansen, har Paul løftet frem behovet for å tenke nytt om hvordan offentlig forvaltning møter komplekse, tverrsektorielle utfordringer. Dette er utfordringer som ikke lar seg løse i siloer.

En erkjennelse av kompleksitet

I departementsstrategien «Gode hver for oss, best sammen» beskrives et utfordringsbilde preget av økt vekt på sikkerhet, knappe ressurser, klimakrise og et svimlende tempo i teknologiutviklingen.

Paul Chaffey mener vi befinner oss i en «brytningstid». Trusler mot nasjonal sikkerhet, kunstig intelligens og demografiske endringer treffer oss ikke som isolerte enkeltsaker, men som sammenvevde floker.

Her er de to viktigste innsiktene fra Pauls samtaler med forvaltningen:

1. Vi må forstå hva slags problem vi skal løse

Mange feil i offentlig sektor skjer fordi vi kategoriserer problemer feil. Vi behandler ofte komplekse problemer som om de var enten enkle (løses med beste praksis) eller kompliserte (løses av en ekspertgruppe).

For å navigere i dette bruker Paul ofte Cynefin-rammeverket. Det hjelper oss å skille mellom ulike domener av virkelighet:

Det opplagte: Her finnes det «beste praksis». Vi har gjort det før, og vi vet nøyaktig hva resultatet blir.

Det kompliserte: Her trenger vi fagkunnskap og analyse. Vi kjenner ikke svaret med en gang, men vi vet hvordan vi skal finne det.

Det komplekse: Her er det mange aktører og variabler som påvirker hverandre på uforutsigbare måter. Her fungerer ikke lineære planer; vi trenger nysgjerrighet, utprøving og tverrfaglig samarbeid.

Det kaotiske: Her er sammenhengen mellom årsak og virkning ukjent. Vi må handle raskt for å skape orden (slik vi så i de første ukene av pandemien).

Hvis vi bruker tradisjonelle styringsmodeller på komplekse utfordringer – som utenforskap eller samfunnssikkerhet – risikerer vi å bruke enorme ressurser på tiltak som ikke virker, eller som i verste fall gjør vondt verre fordi de overser helheten.

2. Fra lineære planer til en utvidet «verktøybutikk»

Statens tradisjonelle metoder mangler ofte verktøy for det uforutsigbare. Når trendframskrivninger og samfunnsøkonomiske analyser ikke lenger gir oss svarene vi trenger, må vi utvide verktøykassen.

Paul argumenterer for at forvaltningen må trene ledere og medarbeidere i en mer dynamisk metodikk. For å være omstillingsdyktig trenger en moderne forvaltning disse verktøyene:

Problem-diagnostikk: Evnen til å skille mellom enkle og komplekse problemer før man velger metode.

Eksperimentering og prototyping: Teste konsepter i liten skala for å lære raskt, fremfor å rulle ut gigantiske reformer som kanskje bommer.

Systemisk design: Verktøy som synliggjør sammenhenger mellom sektorer, lovverk og digitale økosystemer.

Scenarier og målbilder: Å utforske mulige fremtider for å forstå konsekvensene av beslutninger før de tas.

Visualisering som beslutningsstøtte: Å gjøre komplekse sammenhenger forståelige gjennom visuelle fremstillinger, slik at alle involverte har samme situasjonsforståelse.

Fasilitert samskaping: Prosesser som henter ut kunnskap på tvers av siloer, og skaper et bedre beslutningsgrunnlag enn tradisjonelle høringsrunder.

Design som kraftsenter for forvaltningen

Det er en rød tråd mellom Paul Chaffeys analyser og Halogens tilnærming til design. Enten det handler om en ny oppvekstlov eller fremtidens helsetjenester, er målet det samme: Å frigjøre skaperkraften som ligger i jussen og byråkratiet.

Vi i Halogen er her for å hjelpe departementer og etater med å navigere i denne brytningstiden. Gjennom systemisk design og utprøvende metodikk bygger vi løsninger som faktisk fungerer for menneskene de er til for.

Vil du vite mer om hvordan vi kan utstyre din organisasjon for fremtiden? Ta kontakt med Paul Chaffey for en omvisning i designernes verktøykasse.